Vehículos¶
Lleva en un solo lugar tu food truck, las camionetas del restaurante y los autos de tus repartidores: documentos y vencimientos, mantenimiento por millas o por fecha, gasolina y gastos, quién trae cada vehículo y el costo por milla.
Lo encuentras en Operación diaria → Vehículos (solo el admin). Está incluido en los dos planes.
1. Agrega tus vehículos¶
Toca + Agregar vehículo y escribe el nombre (por ejemplo «Food truck» o «Camioneta blanca»), el tipo, marca, modelo, año, placas y el odómetro de hoy.
En ¿De quién es? elige:
- Del restaurante: el food truck o una camioneta de reparto. Sus gastos van a tu estado de resultados.
- Del repartidor: el auto propio de un repartidor. Elige a qué repartidor pertenece. No pagas sus gastos: se le reembolsan las millas de cada entrega (ver Delivery propio).
2. Documentos y vencimientos¶
Toca un vehículo para abrir su ficha y agrega sus documentos: registro, seguro, inspección, permiso de salud, permiso de bomberos, permiso de la ciudad. También puedes guardar la licencia de manejo de cada repartidor.
Para cada documento pones la fecha en que vence y con cuántos días de anticipación quieres el aviso (30 por defecto). Te avisamos en la campana y en el correo diario de alertas. En la pestaña Vencimientos ves todos, los vencidos arriba.
Solo la fecha
Kitchfly guarda el tipo de documento, la aseguradora o el número de póliza y la fecha. No subas copias de licencias ni números de seguro social.
3. Mantenimiento¶
Agrega lo que toca cada cierto tiempo: cambio de aceite, llantas, frenos, el generador del truck. Para cada uno pones cada cuántas millas, cada cuántos meses, o los dos (lo que pase primero).
Cuando falten 300 millas o 14 días se marca Toca pronto; si ya pasó, Atrasado. Al hacerlo, toca ✓ Hecho, escribe lo que costó y el odómetro: se registra el gasto y el próximo se calcula solo.
4. Gastos y gasolina¶
En la ficha o en la pestaña Gastos registra combustible (con galones), propano, reparaciones, llantas, seguro, peajes, estacionamiento y lavado.
- Los gastos de los vehículos del restaurante salen solos en tu estado de resultados, en la categoría Vehículos.
- Con las lecturas del odómetro calculamos las millas recorridas, el costo por milla y las millas por galón.
5. Quién trae cada vehículo¶
- Repartidores: en su app, en Mi vehículo, eligen con qué vehículo van a repartir y anotan el odómetro al salir y al terminar. Con una camioneta del restaurante pueden registrar ⛽ Cargué gasolina.
- Food truck: en Ubicaciones → Ajustes elige qué vehículo es tu truck. Al tocar 🚚 Ya llegamos en el punto de venta pueden anotar el odómetro.
- Viajes sueltos: en la ficha, + Registrar viaje (por ejemplo, ir por insumos o a un evento).
Repartidores contratistas (1099)¶
Si un repartidor no es empleado sino contratista independiente, márcalo en Equipo: toca Empleado junto a su rol, marca Es contratista (1099) y escribe su nombre legal y dirección.
- Ya no sale en la exportación de nómina.
- En Delivery propio → Repartidores ves el resumen anual: entregas, pago por entregas, propinas y reembolso de millas. Descarga el CSV para tu contador.
Número fiscal
Kitchfly no guarda el SSN ni el EIN. Pídeselo al repartidor en su formulario W-9 y guárdalo con tu contador.
No somos contadores
El resumen te ayuda a juntar los datos. Tu contador decide qué va en el 1099-NEC y si alguien es contratista o empleado según las reglas del IRS y de tu estado.
Preguntas frecuentes¶
¿Puedo usar Vehículos sin food truck ni delivery? Sí. Sirve para cualquier vehículo del negocio.
¿Qué pasa si desactivo un vehículo? Deja de salir en la app del repartidor y en las alertas, pero sus gastos e historial se conservan.
¿El odómetro puede bajar? No. Si alguien escribe un número menor que la última lectura, se rechaza para no arruinar el costo por milla.