Kitchfly + Zapier¶
Zapier conecta Kitchfly con miles de apps sin programar: Google Sheets, Gmail, Mailchimp, Slack, Google Calendar y muchas más. Armas reglas del tipo "cuando pase algo en Kitchfly, haz algo en otra app", y cada regla se llama Zap.
Los avisos de Kitchfly llegan a Zapier al instante, en el momento en que pasa el evento.
Kitchfly en Zapier está en beta
Por ahora la app de Kitchfly en Zapier es por invitación. Escríbenos a [email protected] y te mandamos el enlace. Funciona en los planes Básico y Pro.
Qué puedes usar¶
Disparadores (cuándo arranca el Zap):
| En Zapier | Cuándo se dispara | Permiso de la llave |
|---|---|---|
| Sale Closed | Se cierra (cobra) una venta | Ventas |
| New Online Order | Llega un pedido en línea | Pedidos en línea |
| New Customer | Se agrega un cliente nuevo | Clientes |
| Customer Opted In to Marketing | Un cliente acepta recibir promociones | Clientes |
| New Catering Request | Llega una solicitud de catering | Catering |
| Catering Confirmed | Se confirma un catering | Catering |
| Low Stock Ingredient | Un ingrediente queda por debajo de su mínimo | Inventario |
| Shift Ended | Alguien termina su turno en el reloj checador | Turnos del equipo |
Búsquedas (para usar en un paso intermedio):
- Find Customer: busca un cliente por correo o teléfono.
- Find Menu Item: busca un platillo por nombre y te da su precio y categoría.
Por ahora Kitchfly en Zapier solo lee: no crea ni cambia nada en Kitchfly.
Conectar Kitchfly¶
- En Kitchfly ve a Configuración → Integraciones → API y webhooks y toca Nueva llave.
- Llámala Zapier y marca solo lo que tus Zaps van a usar (por ejemplo, Ventas y Clientes). Ver API y webhooks.
- Copia la llave.
- En Zapier, crea un Zap, elige Kitchfly como app del disparador y, cuando pida la cuenta, pega la llave.
- La cuenta aparece con el nombre de tu restaurante (y la sucursal). Si tienes varias sucursales, conecta cada una con su propia llave.
Una llave para Zapier
Usa una llave solo para Zapier. Si un día quieres desconectarlo todo, la revocas y todos los Zaps de Kitchfly dejan de recibir avisos.
Recetas listas¶
1. Cada venta a una hoja de Google Sheets¶
Para tener tus ventas en una hoja que tu contador pueda ver.
- Disparador: Kitchfly → Sale Closed.
- Acción: Google Sheets → Create Spreadsheet Row.
- Prepara una hoja con columnas como Fecha, Orden, Canal, Subtotal, Impuesto, Propina, Total, Forma de pago y acomoda cada campo: Closed at, Order number, Channel, Subtotal, Tax, Tip, Total, Payment method.
2. Clientes que aceptan promociones a tu lista de correos¶
Para mandar promociones solo a quien aceptó recibirlas.
- Disparador: Kitchfly → Customer Opted In to Marketing.
- Acción: tu herramienta de correo (por ejemplo, Mailchimp → Add/Update Subscriber).
- Usa Email como correo, Name como nombre y, si quieres, Birthday (MM-DD) para felicitarlos.
3. Eventos de catering en tu calendario¶
Para que todo el equipo vea los eventos confirmados.
- Disparador: Kitchfly → Catering Confirmed.
- Acción: Google Calendar → Create Detailed Event.
- Inicio: Event date and time. Título: el Code y el Customer name. Descripción: Guests, Service (pickup or delivery), Delivery address, Notes y Balance.
4. Aviso de stock bajo por correo o mensaje¶
Para que el encargado de compras se entere aunque no esté en Kitchfly.
- Disparador: Kitchfly → Low Stock Ingredient.
- Acción: Gmail → Send Email (o SMS, Slack o WhatsApp, según lo que uses).
- Mensaje: "Queda poco de Ingredient: Current stock Unit (mínimo Minimum stock)".
5. Pedidos en línea a un canal del equipo¶
- Disparador: Kitchfly → New Online Order.
- Acción: Slack → Send Channel Message (o la app de mensajes de tu equipo).
- Mensaje: Order code, Customer name, Pickup time y Total.
6. Horas trabajadas a una hoja para la nómina¶
- Disparador: Kitchfly → Shift Ended.
- Acción: Google Sheets → Create Spreadsheet Row.
- Columnas: Employee, Clock in, Clock out, Break minutes y Hours worked.
Si algo no funciona¶
| Qué pasa | Qué hacer |
|---|---|
| El Zap no se dispara | Revisa que el Zap esté encendido. En Kitchfly, en API y webhooks → Registro, ve si el aviso salió y qué contestó Zapier. |
| "This API key doesn't have the … permission" | La llave no tiene ese permiso. Crea una llave nueva con el permiso que falta y reconecta la cuenta en Zapier. |
| "Your Kitchfly API key is invalid or was revoked" | La llave se revocó. Crea otra y reconecta la cuenta en Zapier. |
| Sale el mismo dato dos veces | Revisa que no tengas dos Zaps iguales encendidos. |
Cada vez que un Zap se ejecuta cuenta como una tarea en tu plan de Zapier. El plan gratis de Zapier tiene un límite de tareas al mes; Kitchfly no cobra nada extra.
Preguntas frecuentes¶
¿Puedo usar Make u otra herramienta en lugar de Zapier? Sí. Con API y webhooks puedes conectar cualquier herramienta que reciba webhooks.
¿Zapier ve los datos de tarjeta? No. Kitchfly nunca manda números de tarjeta; a lo más, la marca y los últimos 4 dígitos.
¿Cómo desconecto Zapier? Apaga o borra tus Zaps en Zapier, o revoca la llave de Zapier en Kitchfly.